Cómo la cita previa en el taller mejora los procesos y consigue clientes más satisfechos

Uno de los elementos que ya ocupa un papel destacado en el mercado de la reparación de vehículos en España, y que ha cobrado aún mayor relevancia con la pandemia, es la cita previa. Así, reservar cita en el taller para realizar cualquier operación, prácticamente, ha dejado de ser una opción para convertirse en una ‘obligación’ para sus clientes.

Y es que la cita previa, que hasta la aparición del covid-19 muchos talleres no la venían utilizando habitualmente, recibió a partir de la desescalada un impulso, pues se trataba de una buena ‘herramienta’ para controlar el aforo en sus instalaciones y proceder a la recepción de los vehículos con plenas garantías de prevención de riesgos para la salud de trabajadores y clientes.

Una medida que los conductores han interiorizado, tanto como que, ahora, apenas tres de cada diez coches que visitan el taller lo hacen sin previo aviso, según constató una conocida red de talleres en nuestro país, que efectuó un estudio en junio de 2020, y que desveló que si bien antes del confinamiento sólo el 40% de las operaciones en taller correspondía a clientes que habían solicitado cita previa, con la desescalada se había disparado al 70%. Es más, esa misma red confirmó después un incremento del 25% de la cita previa en el primer trimestre de 2021 frente al mismo periodo de 2020.

Los beneficios de la cita previa

Lo que es evidente es que cuando las citas previas se realizan de forma mayoritaria en relación con el número total de entradas al taller es más fácil cumplir con los plazos de entrega comprometidos con los clientes, por lo que, en definitiva, estamos mejorando la calidad de nuestro servicio.

También es evidente que, si las entradas son más fluidas y se conciertan con los clientes de forma previa, según la capacidad de producción del taller, el resto de procesos son más eficientes.

Así, sin darnos cuenta, mejoramos el tiempo de ciclo, es decir, el tiempo que pasa desde la entrega del coche al taller hasta la entrega del vehículo al cliente, por lo que se mejora la capacidad de entradas/día o, lo que es lo mismo: tienes la oportunidad de incrementar el volumen de negocio.

Y, de igual forma, se mejora sustancialmente la ‘calidad laboral’ de los profesionales del taller. Por tanto, es normal que quienes han podido comprobar los beneficios de la cita previa no permitirán que esta buena práctica se abandone cuando superemos la pandemia.

La planificación de la cita previa

No obstante, hay un elemento clave en la cita previa: su planificación, pues una buena planificación es fundamental para una adecuada rotación de los vehículos, para reducir el tiempo de permanencia del vehículo en el taller y para la calidad del servicio.

Para empezar, el taller debe olvidarse de los diarios de papel. Son útiles, pero no para planificar las entradas de vehículos. El taller utiliza su programa de gestión para abrir la orden de trabajo, conectarse a sistemas de evaluación de daños u horarios, incluso para comprar repuestos. Se las arregla para ser eficiente en estos procesos, pero falla en la planificación, por lo que le quita eficiencia a todo lo que hace bien, al no haber planificado bien las entradas al taller.

Sin embargo, esto ya no es un problema gracias a CSS. Y es que CSS contribuye a optimizar el flujo de trabajo en el taller antes incluso de que lleguen el cliente y su vehículo. Gracias a la Agenda de Taller integrada en el Módulo de Gestión de Taller de CSS, el profesional dispone de una foto fija actualizada de la carga de trabajo actual y futura de sus instalaciones.

A través de ella, el gestor puede consultar la disponibilidad del taller en función de los recursos disponibles, así como la posibilidad de ofrecer servicios adicionales en cada momento, como el coche de sustitución. Así, el gestor accede de un vistazo a los slots de tiempo disponibles para la recepción de vehículos, puede bloquear espacios en función de las necesidades productivas, programar chequeos de seguridad o la recogida y entrega de un vehículo a domicilio para minimizar el contacto físico con el cliente.

Fácil de manejar y de integrar en la propia web del taller, la Agenda facilita la gestión de cita previa del cliente —y su confirmación por parte del taller— de forma manual, desde la página de cada taller o a través de formularios personalizables en función de las necesidades y características de cada negocio. De este modo, el gestor dispone de una foto fija mensual, semanal o diaria, y con el nivel de detalle necesario en cada momento, que le permite adaptar sus stocks y recursos productivos a la ocupación en cada momento del taller.

Ganar más horas a nuestro potencial

Para que un taller de reparación sea rentable, debe intentar ‘ganar’ el mayor número de horas posible de su potencial, y planificar bien toda la actividad del taller nos ayudará a ganar más horas.

No en vano, si un técnico “pierde” aunque sólo sean cinco minutos al día por falta de planificación, esto equivale a 2,5 días al año (20 horas). Si aplicamos un porcentaje de eficiencia ideal del 80%, esto representaría 16 horas menos de facturación al año. Quizás, visto así, no parezca muy importante, pero estamos hablando de un único técnico y sólo cinco minutos al día...

¿Te preocupa la gestión de tu taller ¿A qué esperas para mejorarla? Cuentas con todo el apoyo de nuestro equipo. Te guiamos y formamos para que saques el máximo rendimiento a tu negocio. Déjanos asesorarte. Solicita información adaptada a las necesidades de tu taller en el 91 365 04 51 o contacta con nosotros rellenando este formulario.

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