Un aspecto clave para el éxito de cualquier pequeña o mediana empresa, y en el que habitualmente no solemos pensar, pasa por la gestión del conocimiento. Por aprovechar las ventajas que una verdadera gestión documental puede reportar a las áreas de taller, almacén, contabilidad o recursos humanos de una empresa automoción. Algo en lo que las herramientas de Connection Soft Service www.css.es hacen especial hincapié. No pienses en ello como un lujo, sino en una herramienta más que nuestras soluciones de gestión han contemplado para facilitar tu trabajo.
Beneficios de la correcta gestión documental en el taller
La correcta gestión de los archivos documentales debería ser una prioridad en cualquier tipo de compañía. La actividad diaria en una empresa de automoción genera una elevada cantidad de documentación que hay que procesar y almacenar de forma segura para que siempre esté disponible.
De ello dependerá la productividad de la empresa y la eficacia de sus departamentos de administración y contabilidad, pero no solo. Todos y cada uno de los miembros de la plantilla, nuestros propios proveedores, las compañías de seguros... son constantes fuentes -y demandantes- de información. ¿Estás preparado para gestionarlo correctamente? ¿Y sin perder tiempo o información? ¿Sin que sea un coste?
Nuestras soluciones hacen accesible la información que se genera en el proceso de reparación a los trabajadores del taller, así como a sus clientes y colaboradores, en la medida que sea necesario, garantizando su integridad y sin perder tiempo.
Desde que un cliente, y su vehículo, entran en el taller, se está generando información. Documentación del automóvil, permiso circulación, información y DNI del conductor, historial del vehículo, visitas al taller, paso por la ITV, datos de su compañía de seguros, información relativa a la facturación, fiscal... Con nuestras herramientas de gestión el reparador tiene a su disposición toda la información sobre las operaciones realizadas en el vehículo, sus revisiones y mantenimientos, así como los materiales y recambios empleados en las mismas, así como acceso a la fotoperitación del automóvil siniestrado, otra potente fuente de información para taller, perito y compañía.
Así, la apertura de una nueva orden de reparación es aún más fácil. Con toda la información del cliente en el historial del taller, apenas un par de clics son suficientes para completar la recepción del vehículo y dar comienzo a los trabajos de reparación. Y todo ello con el presupuesto ya en la mano del cliente, que incluso podrá conocer de antemano la fecha de recepción del vehículo ya reparado.
La documentación generada durante todo el proceso se incorporará al expediente abierto, de forma que el equipo gana en coordinación, agilidad y eficacia. Y eso supone tiempo y dinero.
Si es la primera vez que el vehículo pasa por el taller, el proceso es igualmente sencillo. Nuestras herramientas guían al operario a la hora de recopilar la información necesaria en cada momento, que quedará incorporada al archivo documental de la compañía.
Además, la información estará disponible en tiempo real para saber cómo está funcionando el taller en cada momento, información que es poder para tomar decisiones y corregir posibles desviaciones.
Adiós al papel
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| Olvídate del papel. |
Del mismo modo, la búsqueda de información, perfectamente archivada y estructurada en el repositorio de la empresa, es más rápida y fácil. Los operarios pueden encontrar cualquier documento, revisar un albarán o consultar el estado del almacén en un par de clics. Sin perder tiempo.
Clientes, peritos y compañías de seguros se beneficiarán igualmente de un acceso más rápido a la información, lo que contribuirá a agilizar los plazos de cobro e incrementar la imagen de profesionalidad del taller. Y todo ello evitando incidencias inesperadas o consultas innecesarias.
Control de los gastos
Otra de las ventajas de la correcta gestión de la información pasa por la eliminación de pagos indebidos por perdidas de recibos o albaranes. Asimismo, la facturación electrónica, además de agilizar el proceso de cobro, supone un ahorro de costes. Y todo ello con una mejora de los procesos internos de control y verificación de la información.
Además, una correcta gestión documental garantiza el cumplimiento con la legislación vigente en materia de protección de datos y la seguridad y confidencialidad de todo el archivo documental. Pero facilitando enormemente el despliegue de campañas de marketing de cara al cliente, su seguimiento y fidelización.
¿Más ventajas?
Como sabes, en Connection Soft Service somos especialistas en el desarrollo de herramientas de gestión que ayudan a controlar el funcionamiento de talleres, concesionarios y empresas de distribución al detalle. Y además, y gracias a la tecnología SaaS – o Software as a Service-, desde cualquier dispositivo móvil y las 24 horas del día. Sin ningún tipo de límites.
La gestión documental de la información generada en el taller a través de las herramientas de CSS evita pérdidas de información. La información está a salvo en la nube, siempre disponible, y respaldada en copias de seguridad.
Pero sobre todo, facilita el entendimiento entre todos los eslabones implicados en la reparación de un vehículo siniestrado, agilizando el proceso tanto de puertas para dentro del taller como de cara al exterior, en su relación con proveedores, peritos, compañías de seguros y Administraciones.
