No imaginas cómo el taller puede sacar partido a la nueva normativa de protección de datos

El nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es la norma europea relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y a la libre circulación de dichos datos. Desde mayo de 2018, las empresas tienen la obligación de cumplirlo. Sin embargo ¿solo cumplen la ley o aprovechan esa enorme cantidad de trabajo? Y es que el taller puede sacar a esta norma más partido del que pueda parecer...

Muchas empresas que han acometido el cambio solo han tenido en cuenta el riesgo de sufrir una (fuerte) multa, y no han aprovechado el considerable esfuerzo, inversión y conocimientos que se necesitaban para poder cumplir la ley. Quizá sea porque el 85% de las pymes que han abordado dicho cambio han buscado asesoramiento externo.

No obstante, más de un año después de la entrada en vigor de esta nueva normativa aún nos encontramos con situaciones muy dispares. Veamos dos ejemplos:

Vamos al dentista y firmamos por enésima vez el “Consentimiento” para que traten nuestros datos. Entramos a la consulta y tenemos que repetir al nuevo médico todo nuestro historial ¿Pero no les habíamos autorizado para que utilizaran nuestros datos?

Sin embargo, no todos los negocios actúan igual: nuestro librero nos ha sorprendido con un evento en su local para charlar con ese escritor que nos hace soñar. Y para ello solo ha tenido que mirar qué libros son los que mejor se venden en su negocio. Todo, sin tener que pedir ninguna autorización.

Oportunidades del RGPD

La mayoría de las empresas no ha sido capaz de introducir en la ecuación las oportunidades que ofrece esta ley y que van más allá del miedo a una multa ¿Cuáles son esas oportunidades?

En primer lugar, tener una visión clara de los datos que tenemos (y de los que nos faltan) es fundamental para mantenerse competitivos y para trabajar de modo más eficiente. Los datos permiten tomar decisiones más acertadas, identificar oportunidades, descubrir ineficiencias...

Por otra parte, el cumplimiento de la ley otorga un sello de calidad. Es una oportunidad de mejorar la confianza de los clientes y de evitar un deterioro de reputación ante una pérdida de datos. En este sentido, la imagen de profesionalidad de nuestro negocio se ve reforzada.

¿Qué tener en cuenta?

Sacar partido al nuevo RGPD tiene cuatro elementos clave:

1. Entender qué hay que hacer para cumplir la ley, tanto desde el punto de vista organizativo; como legal (rediseñar procedimientos, contratos e interacciones con clientes, empleados y proveedores, informando y garantizando el buen tratamiento de los datos personales); y tecnológico (implantar medidas para procesar la información y minimizar riesgos de deterioro y pérdida).

2. Aprovechar los esfuerzos a los que obliga la norma. Una vez conocemos qué datos tenemos, cuáles faltan, o cómo se recoge la información, debemos reformular procesos, procedimientos e interacciones de forma provechosa. En este sentido, muchas aplicaciones permiten recoger y analizar datos a velocidades y volúmenes increíbles, gracias a la tecnología cloud y a su capacidad de conectar sistemas y plataformas, antes dispares, mediante plataformas comunes y seguras.

3. Minimizar riesgos en el manejo de la información. Hay que concienciar a todos los trabajadores de nuestro taller sobre la "higiene digital": los famosos riesgos. Y no solo por protección de datos, sino por no sufrir ningún disgusto por un imprevisto que obligue a parar nuestra actividad.También es importante tener nuestra información cifrada, duplicada y recuperable.

4. Extraer aún más valor de los datos. No hay que pensar solo en el uso de los datos personales con fines comerciales. El tratamiento digital de facturas, estadísticas o informes que se pueden generar monitorizando los datos aporta mucha información de valor: qué operaciones y/o clientes son más rentables en el taller, cómo van nuestras finanzas en tiempo real, productividad, eficiencia… y la tecnología cloud lo hace muy fácil.

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