martes, 16 de julio de 2013

Herramientas para el taller que son un verdadero sistema de gestión documental. ¿Sabes qué ventajas aportan?

El taller de reparación de automóviles es, ante todo, una empresa. Una empresa que, por su propia concepción, y viabilidad, ha de ser eficiente y rentable. Por ello, los empresarios de la posventa son cada vez más conscientes de la importancia que la correcta gestión del taller tiene en la consecución de este objetivo.

Un aspecto clave para el éxito de cualquier pequeña o mediana empresa, y en el que habitualmente no solemos pensar, pasa por la gestión del conocimiento. Por aprovechar las ventajas que una verdadera gestión documental puede reportar a las áreas de taller, almacén, contabilidad o recursos humanos de una empresa automoción. Algo en lo que las herramientas de Connection Soft Service www.css.es hacen especial hincapié. No pienses en ello como un lujo, sino en una herramienta más que nuestras soluciones de gestión han contemplado para facilitar tu trabajo.


Beneficios de la correcta gestión documental en el taller



La correcta gestión de los archivos documentales debería ser una prioridad en cualquier tipo de compañía. La actividad diaria en una empresa de automoción genera una elevada cantidad de documentación que hay que procesar y almacenar de forma segura para que siempre esté disponible.


De ello dependerá la productividad de la empresa y la eficacia de sus departamentos de administración y contabilidad, pero no solo. Todos y cada uno de los miembros de la plantilla, nuestros propios proveedores, las compañías de seguros... son constantes fuentes -y demandantes- de información. ¿Estás preparado para gestionarlo correctamente? ¿Y sin perder tiempo o información? ¿Sin que sea un coste?

Nuestras soluciones hacen accesible la información que se genera en el proceso de reparación a los trabajadores del taller, así como a sus clientes y colaboradores, en la medida que sea necesario, garantizando su integridad y sin perder tiempo.

Desde que un cliente, y su vehículo, entran en el taller, se está generando información. Documentación del automóvil, permiso circulación, información y DNI del conductor, historial del vehículo, visitas al taller, paso por la ITV, datos de su compañía de seguros, información relativa a la facturación, fiscal... Con nuestras herramientas de gestión el reparador tiene a su disposición toda la información sobre las operaciones realizadas en el vehículo, sus revisiones y mantenimientos, así como los materiales y recambios empleados en las mismas, así como acceso a la fotoperitación del automóvil siniestrado, otra potente fuente de información para taller, perito y compañía.

Así, la apertura de una nueva orden de reparación es aún más fácil. Con toda la información del cliente en el historial del taller, apenas un par de clics son suficientes para completar la recepción del vehículo y dar comienzo a los trabajos de reparación. Y todo ello con el presupuesto ya en la mano del cliente, que incluso podrá conocer de antemano la fecha de recepción del vehículo ya reparado.

La documentación generada durante todo el proceso se incorporará al expediente abierto, de forma que el equipo gana en coordinación, agilidad y eficacia. Y eso supone tiempo y dinero.

Si es la primera vez que el vehículo pasa por el taller, el proceso es igualmente sencillo. Nuestras herramientas guían al operario a la hora de recopilar la información necesaria en cada momento, que quedará incorporada al archivo documental de la compañía.

Además, la información estará disponible en tiempo real para saber cómo está funcionando el taller en cada momento, información que es poder para tomar decisiones y corregir posibles desviaciones.

Adiós al papel


Olvídate del papel.
Con las herramientas de gestión de CSS, el papel es necesario únicamente en la medida que taller y cliente quieran. La digitalización de toda la documentación hace más sencilla la gestión de la información -mucho más respetuosa con el medioambiente de esta forma- y facilita la organización de todo el entorno de trabajo. Siempre a la medida de lo que necesite cada empresa gracias a la escalabilidad de nuestras soluciones de gestión de taller.

Del mismo modo, la búsqueda de información, perfectamente archivada y estructurada en el repositorio de la empresa, es más rápida y fácil. Los operarios pueden encontrar cualquier documento, revisar un albarán o consultar el estado del almacén en un par de clics. Sin perder tiempo.

Clientes, peritos y compañías de seguros se beneficiarán igualmente de un acceso más rápido a la información, lo que contribuirá a agilizar los plazos de cobro e incrementar la imagen de profesionalidad del taller. Y todo ello evitando incidencias inesperadas o consultas innecesarias.

Control de los gastos


Otra de las ventajas de la correcta gestión de la información pasa por la eliminación de pagos indebidos por perdidas de recibos o albaranes. Asimismo, la facturación electrónica, además de agilizar el proceso de cobro, supone un ahorro de costes. Y todo ello con una mejora de los procesos internos de control y verificación de la información.

Además, una correcta gestión documental garantiza el cumplimiento con la legislación vigente en materia de protección de datos y la seguridad y confidencialidad de todo el archivo documental. Pero facilitando enormemente el despliegue de campañas de marketing de cara al cliente, su seguimiento y fidelización.

¿Más ventajas?


Como sabes, en Connection Soft Service somos especialistas en el desarrollo de herramientas de gestión que ayudan a controlar el funcionamiento de talleres, concesionarios y empresas de distribución al detalle. Y además, y gracias a la tecnología SaaS – o Software as a Service-, desde cualquier dispositivo móvil y las 24 horas del día. Sin ningún tipo de límites.

La gestión documental de la información generada en el taller a través de las herramientas de CSS evita pérdidas de información. La información está a salvo en la nube, siempre disponible, y respaldada en copias de seguridad.

Pero sobre todo, facilita el entendimiento entre todos los eslabones implicados en la reparación de un vehículo siniestrado, agilizando el proceso tanto de puertas para dentro del taller como de cara al exterior, en su relación con proveedores, peritos, compañías de seguros y Administraciones.

martes, 2 de julio de 2013

¿Por qué tienes un taller de chapa y pintura? ¡Para ganar dinero! ¿O no?

Si uno saliera al mercado a hacer esta pregunta encontraría todo tipo de respuestas. “Es lo que mejor sé hacer, reparar carrocerías”. “Heredé el negocio de mi padre y mi padre de mi abuelo”. “¿Por qué no? Es una forma como otra cualquiera de ganarse la vida”.

¿Ganarse la vida? Tal vez sea mejor plantear la cuestión en otros términos: ¿Para qué tienes un taller de carrocería? Y, amigos, ahí la respuesta sólo puede ser una: “¡Para ganar dinero!” A no ser, claro, que uno esté dispuesto a fundar la ONG “Talleres Sin Fronteras”, iniciativa, que dicho sea de paso, en estos tiempos de crisis y con el parque de vehículos por mantener que tienen muchas organizaciones humanitarias, y como acción sectorial, también podría tener su sentido.

"¿Cómo son los talleres que ganan dinero?" Es la pregunta que lancé al auditorio de la última Convención de la red de especialistas en chapa y pintura CertifiedFirst con motivo de la presentación, junto a Centro Zaragoza, de la herramienta CZ Gestión. Pues... depende un poco de su posicionamiento en el mercado. Les pues un ejemplo: ¿alguien diría que el “taller” del mítico Tony Leblanc en “Las chicas de la Cruz Roja” no es notablemente eficiente?


¿Cómo es el taller que gana dinero? Eficiente. Con todo lo que ese vocablo encierra... Y despliega: competitivo, productivo, orientado a la calidad de servicio, y a los efectos que nos ocupan, que conoce todos sus ratios económicos y toma decisiones en función de su evolución.

Si nos fijamos bien en el vídeo, en el “taller” de Tony Leblanc, en su “propuesta de valor” como reparador se dan una serie de circunstancias:

  • Está en el sitio adecuado en el momento adecuado.
  • Dispone de la herramienta, de la formación y la información técnica necesaria.
  • Gestiona exitosamente la atención al cliente.
  • Y cobra por su valor añadido.
En las circunstancias del encuentro con sus clientes, en plena vía pública, el mecánico Tony Leblanc es eficiente y rentable: gana dinero.

Pero, los tiempos cambian. Y visto lo visto en el vídeo de Leblanc parece que ganar dinero en el taller de reparación no es cuestión de suerte. ¿O sí? Para el dueño del taller que protagonizó el anuncio del último Sorteo de El Niño la cosa no nada está clara:


¿Dirías que el taller del anuncio es eficiente? ¿Que gana dinero? ¿Que es eficaz reparando coches? Pues... no te lo vas a creer, amigo lector, pero la productora que lo hizo no tuvo que recrear en estudio un taller. ¡El taller del anuncio existe y está abierto al público! La pregunta es: ¿por cuánto tiempo?

Según un estudio realizado por la consultora The Hub, en apenas dos años, entre 2010 y 2012, el negocio de la reparación de chapa y pintura en España ha caído desde los 10.200 millones de euros a poco más de 6.188. Pero con decir mucho ese dato sobre la reducción experimentada por el “pastel” del mercado, quizá lo más interesante sea saber que éste no ha mermado por igual para todos los talleres. Curiosamente, las empresas de reparación dotadas de herramientas tecnológicas para la gestión del negocio, del tipo DMS, son los que más trabajo siguen teniendo.



En otras palabras, en un escenario de reducción de las dimensiones del mercado, con márgenes a la baja por la presión en precio que genera la competencia de los mismos talleres por menos reparaciones, las herramientas tecnológicas para la gestión de la empresa redundan en un aumento de la eficiencia, que es tanto como decir de la competitividad y de la rentabilidad. En definitiva: los talleres más rentables son aquellos que optimizan su gestión con tecnología, aquellos que tienen y usan -no es exactamente lo mismo- programas informáticos de gestión.

Si tenemos claro que tenemos un taller de chapa y pintura para ganar dinero, ¿por qué no servirnos de las herramientas tecnológicas que hacen más rentable la gestión del taller? La información es poder. La información aplicada en el contexto de mercado de la empresa, en definitiva, el conocimiento, es poder hacer, trabajar sobre la realidad circundante -de procesos, proveedores y clientes- para obtener los mejores resultados: optimizar el beneficio. ¿Cuánta información tienes de tu taller, de sus ratios económicos fundamentales, de aquellos cuyo control ayuda a tomar decisiones para ganar la mayor cantidad de dinero en cada una de las actividades de tu empresa  (y recuerda que minimizar los costes con una gestión más eficiente es también ganar dinero)?

El estudio de The Hub deja bien a las claras que la gestión informática del taller optimiza beneficios, resulta rentable. Si dispones de una herramienta de gestión de calidad y la utilizas adecuadamente, no tengo ninguna duda de que la respuesta a las siguientes preguntas será positiva, un "sí" rotundo:

  • ¿Sabes cuál es la rentabilidad de cada uno de los trabajos que se realizan en tu taller?
  • ¿Tienes ratios sobre la eficiencia y productividad de cada operario?
  • ¿Conoces cuál es el beneficio bruto de tu taller por hora disponible?
  • ¿Sabes cuál es la capacidad y el coste/hora de tu taller?
  • ¿Tienes claro cuál es el tiempo de ciclo y el punto de equilibrio del taller?

Y en última instancia, ¿sabes cuál es la eficiencia, productividad y beneficios de tu taller? Tal vez necesites una herramienta como CZ Gestión. Llámanos y hablamos.

Juan Sanguino
Director de Proyectos
Connection Soft Service
Tel: 91 365 04 51