Y aquí es donde entra en juego el famoso ‘tiempo de ciclo’, que la mayoría de profesionales del sector ha escuchado nombrar, pero cuyo significado e implicaciones no pocos desconocen.
Tiempo de ciclo: ¿Qué es?
El tiempo de ciclo no es más que el tiempo asociado a cada reparación. Consta de diversas perspectivas: financiera, de gestión, de administración, de procesamiento de pedido, de producción, etc.
En cuanto al tiempo de ciclo vinculado a la producción, podemos decir que este es el tiempo que trascurre desde que el vehículo llega al taller (las llaves pasan a nuestras manos) y hasta que se le devuelve reparado al cliente (las llaves regresan a sus manos). Por eso, no se debe confundir con el tiempo que se pasa trabajando sobre el vehículo (tiempo productivo).
Incluye, por tanto, preproducción, producción y posproducción, así como el trabajo administrativo asociado. Toda reparación contiene los diferentes procesos por los que pasa el vehículo: preparación del presupuesto, peritación —en su caso—, gestión del recambio, carrocería, pintura, mecánica de apoyo, preparación para la entrega… Cada uno de ellos con su correspondiente tiempo de proceso asociado.
Indicador de rapidez
El tiempo total de ciclo es un indicador de la rapidez; muestra cuánto se tarda en entregar el vehículo reparado. Está directamente relacionado con la capacidad del proceso (volumen de producción de nuestro taller) utilizando los recursos al máximo; es decir, cuántos coches pueden ser reparados en un intervalo de tiempo determinado (por ejemplo, un día).
El tiempo de ciclo es esencialmente una relación matemática entre el trabajo en curso –cuántos vehículos están en proceso en el taller– y la capacidad del proceso – cuántos vehículos se reparan al día–. Por ello, cada vez que aumenta el número de vehículos en el proceso, se incrementa el tiempo de ciclo medio. Así, para optimizar nuestros tiempos de ciclo, también tenemos que controlar nuestras entradas.
Beneficios de tiempos de ciclo cortos
Dado que reparaciones más rápidas conllevan clientes más satisfechos, el objetivo de todo taller de reparación será reparar los vehículos en el período de tiempo más corto posible, ya que aportará importantes beneficios.
Por un lado, optimiza la utilización de todos los recursos disponibles, simplificando las intervenciones. Además, incrementa la capacidad del taller, reduce gastos, disminuye ineficiencias y cuellos de botella y aumenta la rentabilidad.
Por otro, mejora los ratios de crecimiento y la capacidad de aprovechar las oportunidades del mercado, amplía el retorno sobre los activos, optimiza el flujo de caja, desarrolla la moral y el nivel de compromiso de los empleados, aminora la posibilidad de daños al vehículo en reparación, y, por último, nos ayuda a continuar siendo competitivos.
Cuanto más pronto se realice una reparación, antes se estará en condiciones de empezar la siguiente. Sin embargo, ser ágiles requiere planificación y una integración completa en el negocio y en los procesos de gestión.
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